Finago Time & Gigs

Työajan seuraaminen onnistuu paperilla, kalenterissa tai erillisessä taulukossa, mutta näissä tavoissa tieto jää helposti moneen paikkaan. Siksi kiinnostuin siitä, voisiko yksi työkaluksi tarkoitettu mobiilisovellus auttaa pitämään työtehtävät ja ajankäytön paremmin järjestyksessä. Finago Time & Gigs liittyy Finago Time- ja Finago Gigs -palveluiden käyttöön, joten sen vahvuus ei ole siinä, että se yrittäisi olla jokaisen käyttäjän yleinen tehtävälista, vaan siinä, että se toimii osana kyseisiä työvälineitä. Tämä rajaus on tärkeä: sovelluksesta saa eniten irti silloin, kun sen käyttö kuuluu jo omaan tai työpaikan tapaan järjestää töitä.

Ensin kannattaa päättää, mitä työkalulta odottaa

Ennen sovelluksen asentamista hahmottaisin, mitä haluan ratkaista. Onko ongelma se, että työtunnit unohtuvat merkitä? Vai se, että työvuorot, toimeksiannot ja muu arki menevät sekaisin? Nämä ovat eri tarpeita. Pelkkä kalenteri voi riittää tulevien menojen muistamiseen, ja yksinkertainen muistio voi palvella satunnaista tuntiseurantaa. Finagon kaltaisen työpaikkakohtaisen ratkaisun mielekkyys korostuu, kun kirjaukset liittyvät yhteiseen työprosessiin eikä niitä tarvitse tehdä vain omaa muistiinpanoa varten.

Minusta hyödyllisin tapa lähestyä tätä on ajatella sovellusta osana kestävää rutiinia, ei pikaratkaisuna kaiken ajanhallintaan. Jos työpaikan käytännöt ohjaavat käyttämään Finago Timea tai Finago Gigsia, puhelin voi tehdä kirjauksista helpommin saavutettavia työpäivän aikana. Jos taas etsit vapaasti muokattavaa projektinhallintaa, henkilökohtaista kalenteria ja laskutusta samassa paketissa, odotus voi olla väärä. Työkalun sopivuus riippuu ennen kaikkea siitä, kuinka hyvin se istuu olemassa olevaan työnkulkuun.

Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä

Aloitetaan käyttöliittymästä. Kun latasin Finago Time & Gigs -sovelluksen, ensimmäinen asia, joka kiinnitti huomioni, oli sen selkeä ja intuitiivinen muotoilu. Kaikki on aseteltu niin, että löydät etsimäsi vain muutamalla napautuksella. Se on kuin taskussasi oleva henkilökohtainen avustaja, joka auttaa sinua hallitsemaan työaikatauluja ja keikkoja ilman turhia kommervenkkejä.

Kirjaaminen toimii parhaiten, kun se kytketään päivän rytmiin

Työajan seurannassa suurin käytännön haaste ei yleensä ole yksittäisen kirjauksen tekeminen vaan sen muistaminen oikealla hetkellä. Jos jätän merkinnät päivän loppuun, joudun palauttamaan mieleen, milloin aloitin, mitä tein ja mihin työ liittyi. Sovelluksen käyttö kannattaa siksi ankkuroida johonkin jo toistuvaan hetkeen: esimerkiksi päivän aloitukseen, tauon jälkeiseen paluuseen tai työpäivän päättämiseen. Näin siitä tulee osa työnkulkuani eikä erillinen muistettava tehtävä.

Keikkatyötä tekevälle hyödyllinen rutiini voi olla tarkistaa seuraava työpäivä ennen kuin sulkee sovelluksen edellisenä iltana. Se ei korvaa omaa kalenteria tai sopimusten lukemista, mutta auttaa pitämään huomion siinä, että sovellukseen liittyvä työasia on vielä hoidettava. Jos työvuorot tai toimeksiannot muuttuvat usein, tällainen lyhyt tarkistus vähentää riskiä, että luotan vain vanhaan paperilappuun tai viestiketjuun.

Kirjaukset ja muu arki kannattaa pitää erillään

Yksi sovelluksen parhaista puolista on sen monipuolisuus. Voit kirjata työtuntisi, suunnitella tulevia keikkoja ja jopa asettaa muistutuksia tärkeistä tehtävistä. Tämä on erityisen hyödyllistä freelancereille tai keikkatyöläisille, jotka jongleeraavat useiden projektien välillä. Sovellus tarjoaa myös mahdollisuuden synkronoida kalenterisi muiden käytössä olevien sovellusten kanssa, mikä tekee siitä todellisen ajansäästäjän.

Arjessa pitäisin kuitenkin selvänä, mikä on virallinen työmerkintä ja mikä oma muistutus. Jos kirjoitan samaa asiaa moneen paikkaan, tietojen ylläpito alkaa helposti viedä enemmän aikaa kuin se säästää. Käytännöllinen tapa on käyttää työpaikan tai asiakkaan edellyttämää kanavaa varsinaiseen työaika- tai keikkatietoon ja varata oma kalenteri vain sellaisiin henkilökohtaisiin menoihin, joita työjärjestelmän ei kuulu hallita. Näin mahdollinen päällekkäinen tieto ei muutu ristiriitaisiksi ohjeiksi.

En myöskään rakentaisi työpäivän järjestystä sen varaan, että kaikki eri sovellukset päivittyvät täsmälleen samalla tavalla. Jos kalenteria käytetään rinnalla, tarkistan tarvittaessa olennaiset työvuorot siitä lähteestä, jota työpaikalla pidetään ajantasaisena. Tämä on pieni mutta tärkeä tapa välttää sekaannuksia esimerkiksi silloin, kun sovittu työ muuttuu viime hetkellä.

Raportit ovat hyödyllisiä vasta, kun lähtötiedot ovat kunnossa

Toinen hieno ominaisuus on sen raportointityökalut. Voit luoda yksityiskohtaisia raportteja työtunneista ja projekteista, mikä on kätevää erityisesti silloin, kun on aika laskuttaa asiakkaita. Tämä ominaisuus auttaa pitämään taloutesi järjestyksessä ilman ylimääräistä päänvaivaa.

Raportin arvo riippuu kuitenkin siitä, miten johdonmukaisesti tiedot kirjataan. Jos työtehtävien nimet tai tunnit merkitään eri tavoin eri päivinä, koonti voi vaatia omaa tarkistamista ennen kuin siihen luottaa. Ottaisin tavaksi tarkistaa päivän tai viikon kirjaukset säännöllisesti, en vasta silloin, kun tarvitsen yhteenvetoa. Se on erityisen järkevää, jos työaikatietoja käytetään laskutuksen tai työpaikan seurannan tukena: sovellus voi helpottaa kokoamista, mutta käyttäjän pitää edelleen varmistaa, että merkinnät kuvaavat tehtyä työtä oikein.

Tyypillinen tilanne voisi olla keikkatyöntekijän päivä, jossa aamulla on yksi toimeksianto ja iltapäivällä toinen. Kun kirjaan tiedot heti työn päätyttyä, yksityiskohdat ovat vielä tuoreessa muistissa. Päivän lopuksi voin tarkistaa, että molemmat merkinnät ovat mukana, ja käyttää yhteenvetoa oman työviikkoni hahmottamiseen. Tämä on paljon luotettavampi tapa kuin yrittää päätellä jälkikäteen viestien ja kalenterimerkintöjen perusteella, mihin aika kului.

Työpaikan järjestelmän jatke, ei yleiskäyttöinen projektitoimisto

Markkinoilla on monia ajan- ja resurssinhallintasovelluksia, mutta Finago Time & Gigs erottuu edukseen yksinkertaisuudellaan ja tehokkuudellaan. Sen käyttö ei vaadi pitkää opettelua tai monimutkaisia asennusprosesseja. Asennat, kirjaudut sisään ja olet valmis aloittamaan. Tämä on suuri etu erityisesti niille, jotka eivät halua tuhlata aikaa monimutkaisten järjestelmien opetteluun.

Vertailussa tavallisiin vaihtoehtoihin ratkaiseva ero on käyttötarkoitus. Yleinen kalenteri on usein parempi, jos haluan vain nähdä henkilökohtaiset menot ja siirtää niitä vapaasti. Taulukko taas voi olla sopiva yksinyrittäjälle, joka haluaa rakentaa oman seurannan ja käsitellä tietoja omalla tavallaan. Finago Time & Gigs on luontevampi valinta silloin, kun työ tehdään sen palveluiden ympärillä ja mobiilikäyttö tukee yhteisesti sovittua toimintatapaa. Sen etu on tällöin työn ja kirjausten läheisyys; vastapainona käyttäjä ei välttämättä saa samanlaista vapautta kuin täysin itse rakennetussa järjestelmässä.

Tämä myös vastaa kysymykseen siitä, voiko sovelluksen ottaa käyttöön täysin itsenäisenä työkaluna: tarkistaisin ensin, käyttääkö oma organisaatio Finago Timea tai Finago Gigsia ja mitä kirjauksia se odottaa. Pelkkä kiinnostus työajanseurantaan ei vielä takaa, että tämä olisi oikea aloituspaikka. Jos työnantaja tai toimeksiantaja käyttää muuta järjestelmää, erillisen sovelluksen lisääminen voi synnyttää tarpeetonta päällekkäistä työtä.

Missä käyttö voi takkuilla

Lisäksi sovelluksen tukipalvelu on ensiluokkaista. Jos kohtaat ongelmia tai sinulla on kysyttävää, asiakaspalvelu on valmiina auttamaan sinua nopeasti ja ystävällisesti. Tämä lisää käyttäjäkokemuksen miellyttävyyttä ja tekee sovelluksen käytöstä sujuvaa.

Omassa käyttötavassa varautuisin silti tavallisiin arjen katkoksiin: joskus merkintä unohtuu, työpäivä venyy tai suunnitelma muuttuu kesken päivän. Tällöin kannattaa selvittää työpaikan ohjeista, miten myöhässä tehty tai korjattu kirjaus käsitellään, eikä olettaa, että oma tapa riittää viralliseen seurantaan. Sovellus ei poista tarvetta sopia käytännöistä esihenkilön tai toimeksiantajan kanssa, varsinkaan jos työtuntien hyväksyntä vaikuttaa palkanmaksuun tai laskutukseen.

Myös puhelimen käyttötilanne vaikuttaa. Jos työ tehdään paikassa, jossa puhelinta ei voi ottaa esiin, kirjaaminen heti työn jälkeen ei aina onnistu. Silloin rutiini kannattaa suunnitella realistisesti: merkitse olennainen ensimmäisellä sopivalla hetkellä ja tarkista ennen päivän päättymistä, ettei työrupeama jää kokonaan muistisi varaan. Jos tarvitset ensisijaisesti automaattista seurantaa ilman käsin tehtäviä kirjauksia, kannattaa verrata vaihtoehtoja ja selvittää, vastaako työpaikan prosessi sitä tarvetta.

Finago Time & Gigs on ilmainen tuottavuussovellus, jonka kehittäjä on Finago HR Solutions Oy. Se on saanut neljän tähden keskiarvon 221 arviosta, ja latauksia on kertynyt yli 10 000. Sovelluksen ikäluokitus on PEGI 3, nykyinen versio on 3.78.1, ja sen käyttö edellyttää Android 8.0:aa tai uudempaa. Se julkaistiin 27. maaliskuuta 2021. Nämä tiedot kertovat, että kyseessä on vakiintunut työväline, mutta sopivuuden ratkaisee silti ennen kaikkea se, käyttääkö oma työyhteisö sen taustalla olevia Finagon palveluita.

Kenelle ottaisin sovelluksen käyttöön?

Kokonaisuudessaan Finago Time & Gigs on erinomainen valinta niille, jotka etsivät tehokasta tapaa hallita työaikaansa ja projektejaan. Sen selkeä käyttöliittymä, monipuoliset ominaisuudet ja ensiluokkainen asiakastuki tekevät siitä erinomaisen työkalun kenelle tahansa, joka haluaa pitää asiat järjestyksessä. Jos olet freelancer tai työskentelet keikkaluonteisesti, tämä sovellus voi olla juuri se, mitä tarvitset saadaksesi arjestasi enemmän irti.

Suosittelisin sitä ensimmäiseksi ihmiselle, jonka työpaikka on jo ottanut käyttöön Finago Time- tai Finago Gigs -ratkaisun ja joka haluaa hoitaa työasiat puhelimella. Se sopii myös työntekijälle, joka haluaa kehittää rutiinin tuntien ja työtehtävien kirjaamiseen ilman, että rakentaa koko seurantaa itse. Sen sijaan satunnaisia omia projekteja tekevä voi saada enemmän irti joustavasta taulukosta tai omasta kalenterista, etenkin jos hän ei tarvitse yhteistä työpaikkakohtaista prosessia. Samoin kannattaa harkita muuta vaihtoehtoa, jos tärkein tarve on laaja projektien hallinta eikä työajan tai keikkojen käsittely.

Käyttöönoton jälkeen antaisin itselleni lyhyen kokeilujakson, jonka aikana tarkistan yhden asian päivittäin: onko sovellus oikea paikka juuri niille tiedoille, joita yritän hallita? Jos huomaan kopioivani samat tiedot jatkuvasti muualle, työnkulku kaipaa selkeytystä. Jos taas merkinnät löytyvät sovitusta paikasta ja niistä on apua työviikon tarkistamisessa, sovellus on ansainnut paikkansa arjessa. Tärkeintä ei ole saada kaikkea yhteen näkymään, vaan vähentää unohtamista ilman uusia turhia rutiineja.

Joten, jos olet valmis ottamaan hallintaasi aikataulusi ja keikkasi, lataa Finago Time & Gigs ja anna sen näyttää, miten helppoa ja tehokasta ajanhallinta voi olla!